PDF/A-1b-Archive
Revu kann PDF-Dateien, die dem PDF/A-1b-Standard entsprechen, in PDF/A-Archivdateien konvertieren. Viele Plug-ins von Bluebeam können als Postprocessing-Option ebenfalls zur Erstellung von PDF/A-Archiven verwendet werden. Weitere Informationen zu den Postprocessing-Optionen finden Sie in den nativen Hilfedateien dieser Plug-ins.
PDF/A-1b ist eine Variante des PDF-Formats, die für die langfristige Archivierung von PDF-Dateien gedacht ist. PDF/A ist eine Untergruppe des vollständigen PDF 1.4-Formats. Jegliche Elemente, die von PDF/A nicht unterstützt werden, müssen entfernt oder wenn möglich geändert werden, um die PDF/A-Anforderungen zu erfüllen. Eine der Anforderungen von PDF/A ist, dass die Datei eigenständig ist. Alle Schriften müssen eingebettet sein und anschließend müssen alle externen Referenzen, wie Links zu einer Webseite oder einer externen Datei, entfernt werden.
Aufgrund der strengen Vorgaben von PDF/A können manche Dateien nicht so konvertiert werden, dass sie PDF/A-konform sind. Das ist nicht ungewöhnlich. Wenn die PDF/A-Konvertierung fehlschlägt, gibt Revu einen Bericht aus, in dem die ungelösten Probleme aufgeführt sind. Dadurch können Sie sehen, ob das Original-PDF in einer solchen Art und Weise wiederhergestellt werden kann, dass es mit PDF/A konform ist, oder so konvertiert werden kann, dass es die PDF/A-Vorgaben erfüllt.
Revu bietet zwei Methoden zur Erstellung von PDF/A-Archiven: Sie können ein PDF/A durch Konvertieren eines PDFs erstellen (wobei ein einzelnes Dokument erhalten bleibt, das PDF/A) oder Sie können ein PDF/A durch Exportieren eines PDFs erstellen (wobei zwei Dokumente zurückbleiben, das Original-PDF und das PDF/A).
Revu gibt einen Bericht aus, in dem, wenn die PDF/A-Konvertierung erfolgreich war, die Änderungen am PDF aufgezeigt werden bzw. warum das PDF nicht konvertiert werden konnte. Ein vorhandenes PDF kann auch überprüft werden, um zu sehen, ob es PDF/A-konform ist, und welche Änderungen vorgenommen werden müssten, wenn nicht. Weitere Details zum Arbeiten mit PDF/A-Archiven und dem Prüfungsbericht finden Sie unter Anzeigen und Bearbeiten von PDF/A-Archiven.
PDF/A-Dateien sind nahezu immer größer als die ursprüngliche PDF-Datei. Dies liegt in der Regel daran, dass die Schriften in das PDF eingebettet werden müssen.
Erstellen eines PDF/A-Dokuments
Revu gibt Ihnen die Möglichkeit, ein vorhandenes PDF in PDF/A-1b zu konvertieren. Am Ende dieses Vorgangs bleibt ein einziges Dokument übrig (das PDF/A).
So starten Sie die PDF/A-Konvertierung:
- Öffnen Sie das PDF, das Sie konvertieren möchten.
-
Wählen Sie Dokument >
Als PDF/A archivieren. Das Dialogfenster PDF/A wird geöffnet. Gehen Sie die Erläuterung durch, was beim Konvertieren der Datei nach PDF/A geschehen wird.
- Um zu überprüfen, ob die PDF-Datei PDF/A-1b-konform ist, klicken Sie auf Überprüfen. Ein Bericht erscheint, in dem die Konformität der Datei bestätigt wird bzw. die Probleme aufgeführt sind, die vor der Konvertierung gelöst werden müssen.
- Bestehen Probleme, die korrigiert werden müssen, bevor das PDF konvertiert werden kann, klicken Sie auf Abbrechen und beheben Sie sie. Revu kann, abhängig von Ihren PDF/A-Einstellungen, einige Probleme automatisch für Sie bereinigen. Klicken Sie auf Optionen, um sich Ihre PDF/A-Einstellungen anzeigen zu lassen.
- Klicken Sie auf Speichern unter. Das Dialogfenster Speichern unter wird angezeigt.
- Navigieren Sie zu dem gewünschten Speicherort für das PDF/A-Archiv, geben Sie bei Bedarf einen neuen Dateinamen an und klicken Sie anschließend auf Speichern. Das Dialogfenster PDF/A erscheint mit dem Bericht.
Exportieren eines PDF in ein PDF/A-Dokument
Revu kann ein PDF als PDF/A-Datei exportieren, wobei eine separate Datei erzeugt wird. Am Ende dieses Vorgangs erhalten Sie zwei Dokumente (das Original-PDF und das PDF/A), wenn Sie sie an unterschiedlichen Speicherorten ablegen.
So exportieren Sie ein PDF in ein PDF/A:
- Öffnen Sie das PDF, das Sie exportieren möchten.
- Gehen Sie zu Datei > Exportieren > Als PDF/A archivieren. Das Dialogfenster Speichern unter wird geöffnet.
- Wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf Speichern. Das PDF/A-Dialogfenster mit dem PDF/A-Bericht öffnet sich.
- Probleme, die behoben werden müssen, bevor ein PDF/A erstellt werden kann, werden im Bericht mit dem Symbol
markiert. Überprüfen Sie diese Probleme, klicken Sie dann auf Abbrechen und beheben Sie die Probleme, bevor Sie den Vorgang erneut versuchen.
- Probleme, die behoben werden müssen, bevor ein PDF/A erstellt werden kann, werden im Bericht mit dem Symbol
Der PDF/A-Bericht
Jedes Mal, wenn Sie ein PDF/A-Dokument erstellen, zu erstellen versuchen oder überprüfen, wird ein Bericht erzeugt. Jedes Element im Bericht wird mit einem Symbol versehen, das auf eine Aktion oder ein Problem hinweist:
= Das Dokument wurde in ein PDF/A-1b konvertiert.
= Weist auf Änderungen hin, die am Dokument vorgenommen wurden.
= Weist auf Probleme hin, die bei der PDF/A-Konvertierung nicht behoben werden konnten, bzw. auf Probleme, die bei einer Überprüfung festgestellt wurden.
Wurde das PDF erfolgreich nach PDF/A-1b konvertiert und gespeichert, sind im Bericht die Änderungen dokumentiert, die erforderlich waren, um ein PDF/A-konformes Dokument zu erzeugen. Konnte kein PDF/A erstellt werden oder ist der Überprüfungsprozess fehlgeschlagen, sind im Bericht die Probleme mit dem PDF aufgeführt.