Digital Signatures

Bevor Sie ein Dokument digital signieren oder zertifizieren  können, müssen Sie in Revu eine digitale ID erstellen. Wenn auf Ihrem Computer noch keine digitale ID installiert ist, können Sie eine solche ID bei einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle erwerben (installieren Sie die digitale ID entsprechend der Anleitung in der mitgelieferten Dokumentation – Revu erkennt digitale IDs, die auf eTokens, USB-Dongles oder in Ihrem Windows Certificate Store gespeichert sind, automatisch). Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, eine ID in Revu zu erstellen (wird auch als „selbstsigniert“ bezeichnet). Sie müssen diesen Schritt nur einmal durchführen.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Option für Sie geeignet ist, beachten Sie Folgendes:

Selbstsigniert:

• Im Allgemeinen ausreichend für den persönlichen Gebrauch sowie für kleine und mittelständische Unternehmen. Grundsätzlich sollten diese IDs jedoch nur unter Personen und Unternehmen verwendet werden, die bereits ein gewisses gegenseitiges Vertrauen zueinander aufgebaut haben. Mit einer selbstsignierten digitalen ID verbürgen Sie sich quasi für sich selbst.
• Sie müssen digitale Zertifikate an die Empfänger Ihrer signierten und/oder zertifizierten Dokumente senden und sie müssen diese Zertifikate installieren, damit Ihre digitale Signatur validiert werden kann.

Externe Zertifizierungsstelle:

• Die Zertifizierungsstelle übernimmt die Bestätigung Ihrer Identität gegenüber anderen, sodass nicht unbedingt gegenseitiges Vertrauen bestehen muss.
• Die Zertifizierungsstelle gilt im Windows Certificate Store in der Regel standardmäßig als vertrauenswürdig, es ist also nicht nötig, den Empfängern im Voraus digitale Zertifikate zu senden.

Wenn Sie eine digitale ID von einer externen Zertifizierungsstelle erwerben, müssen Sie keine digitale ID in Revu erstellen. Außerdem müssen Sie keine digitale ID exportieren und an die Empfänger senden. Fahren Sie mit den Anweisungen unter Steuern der Darstellung einer Signatur fort und gestalten Sie bei Bedarf die Darstellung Ihrer digitalen Signatur in Revu.

Wenn Sie eine selbstsignierte digitale ID erstellen (siehe nachfolgende Anweisungen), müssen Sie anschließend Ihr öffentliches Zertifikat exportieren und an die Empfänger Ihrer signierten und/oder zertifizierten Dokumente senden.

So erstellen Sie eine neue, selbstsignierte digitale ID:

1. Gehen Sie zu Werkzeuge > Signaturen > Digitale IDs. Das Dialogfenster Digitale IDs verwalten wird geöffnet.

   

2. Klicken Sie auf Digitale ID hinzufügen. Das Dialogfenster Neue digitale ID wird geöffnet.

   

3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen zum Erstellen einer digitalen ID:
   • Digitale ID-Datei erstellen: Erstellt eine digitale ID im PKCS #12-Format. Sie wird über ein separates Kennwort geschützt, das zum Zeitpunkt der Erstellung festgelegt wird.
   • Digitale ID im Windows Certificate Store erstellen: Erstellt eine ID im Windows Certificate Store. Diese ist über die Windows-Anmeldung des Benutzers geschützt.

   Hinweis: Da die ID auf den Anmeldedaten des Benutzers in Windows beruht, wird der Windows Certificate Store nicht für Umgebungen empfohlen, in denen die Anmeldedaten für alle freigegeben sind. Außerdem ist der Windows Certificate Store nur mit Windows kompatibel, während PKCS #12 sowohl mit Windows als auch mit Mac OS kompatibel ist.

4. Geben Sie wie gewünscht Informationen zur Identität ein.
   • Name und E-Mail-Adresse sind Pflichtfelder.

5. Wenn die Option Digitale ID-Datei erstellen ausgewählt wurde, wählen Sie unter PKCS #12-Optionen ein Kennwort aus. Dieses Kennwort wird verwendet, um den Benutzer als Unterzeichner eines Dokuments zu bestätigen, daher sollten Sie ein ausreichend sicheres Kennwort wählen.

6. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie eine selbstsignierte digitale ID erstellen, können Sie Kopien Ihres öffentlichen Zertifikats an alle Benutzer senden, die Dokumente mit Ihrer digitalen Signatur erhalten sollen, sodass diese Benutzer die ID validieren können. Führen Sie diesen Schritt aus, bevor Sie digital signierte Dokumente an diese Benutzer senden. In Revu können Sie Ihr öffentliches Zertifikat ganz einfach exportieren.

So exportieren Sie Ihr digitales ID-Zertifikat:

1. Gehen Sie zu Werkzeuge > Signaturen > Digitale IDs. Das Dialogfenster Digitale IDs verwalten wird geöffnet.

   

2. Wählen Sie die zu exportierende digitale ID aus, und klicken Sie auf Exportieren. Wenn diese digitale ID kennwortgeschützt ist (z. B. eine PKCS #12-ID), werden Sie nach dem Kennwort gefragt. Geben Sie das erforderliche Kennwort ein.
3. Das Windows-Dialogfenster Speichern unter wird geöffnet. Navigieren Sie zum gewünschten Speicherort und klicken Sie auf Speichern. Das öffentliche Zertifikat wird gespeichert. Diese Datei können Sie nun an andere Benutzer senden, die sie dann in die vertrauenswürdigen Repositorys aufnehmen können.

Revu bietet eine Funktion, mit der Sie sowohl die Informationen, die zusammen mit Ihrer digitalen Signatur übermittelt werden, als auch die Darstellung dieser Signatur anpassen können. Darüber hinaus können Sie mehrere Darstellungen für Ihre digitale Signatur für unterschiedliche Situationen anlegen.

So erstellen Sie eine Darstellungsvorlage für die Signatur:

1. Gehen Sie zu Werkzeuge > Signaturen > Digitale IDs. Das Dialogfenster Digitale IDs verwalten wird geöffnet.

   

2. Wählen Sie die gewünschte digitale ID aus und klicken Sie auf Darstellungen verwalten. Das Dialogfenster Darstellungen von <Name> wird geöffnet.

   

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Darstellung hinzufügen. Das Dialogfenster Darstellung der Signatur wird geöffnet.

   

4. Geben Sie der Darstellungsvorlage im Feld Titel einen aussagekräftigen Namen. Der Titel erscheint in der Auswahlliste, wenn Sie entscheiden, welche Darstellungsvorlage beim Signieren des Dokuments verwendet werden soll.
5. Wählen Sie eine Grafik-Option:
   • Keine: Auf die Signatur wird keine Grafik angewendet.
   • Name: Der Name des Unterzeichners wird als Grafik ausgedruckt.
   • Datei: Wendet die angegebene Grafik auf die Signatur an. Klicken Sie auf die Navigationsschaltfläche , um nach einer Datei zu suchen (z. B. eine eingescannte handgeschriebene Signatur).

6. Wählen Sie eine Option für die Position, um festzulegen, wo die Grafik im Unterschriftenfeld erscheinen soll.

7. Wählen Sie eine der gewünschten Optionen in der Liste Text, um sie zu aktivieren. Damit werden beim Einfügen der Signatur bestimmte Informationen automatisch generiert. Sie sind alle optional.

8. Wählen Sie die Ausrichtung für diese Optionen. Die Kästchen entsprechen den Bereichen im Unterschriftenfeld, wie „links oben“, „mittig“ oder „rechts unten“ (wie im Beispiel unten zu sehen ist).

   

9. Um die Schriftgröße der Textoptionen manuell festzulegen, entfernen Sie das Häkchen bei Automatisch und wählen Sie die gewünschte Schriftgröße aus. Andernfalls lassen Sie das Kontrollkästchen Automatisch aktiviert.
10. Um zu verhindern, dass Feldnamen wie „Digital signiert von“ und „DN“ im Unterschriftenfeld erscheinen, entfernen Sie das Häkchen bei Etiketten.
11. Um das Wasserzeichen mit dem Bluebeam Symbol zu entfernen, deaktivieren Sie die Option Logo.
12. Die Vorschau der digitalen Signatur wird immer aktualisiert, sobald eine neue Option ausgewählt wird. Prüfen Sie damit, ob die Darstellung der digitalen Signatur Ihren Vorstellungen entspricht, und klicken Sie, wenn dies der Fall ist, auf OK.

Um ein Dokument zum digitalen Signieren vorzubereiten, fügen Sie ein oder mehrere Felder für die digitale Signatur hinzu (je nachdem, wie viele Signaturen benötigt werden).

1. Gehen Sie zu Werkzeuge > Formular > Digitale Signatur.
2. Öffnen Sie durch Klicken und Ziehen ein Rechteck, um den Bereich festzulegen, in dem die Signatur erscheinen soll.
3. Sind für das PDF mehrere Signaturen erforderlich, ziehen Sie ähnliche Rechtecke in den anderen Signierbereichen auf.
4. Um die Eigenschaften eines Signaturfelds zu verwalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Eigenschaften aus. Setzen Sie wie gewünscht die folgenden Optionen:
   • Name: Vergeben Sie einen Namen für das Signaturfeld (häufig der Name oder die Funktion der Person, die hier unterzeichnen soll).
   • Tooltip: Geben Sie einen Text ein, der angezeigt wird, wenn ein Benutzer mit dem Cursor auf das Feld zeigt.
   • Feld: Wählen Sie aus, ob für das Feld die Option Sichtbar (Standard), Ausgeblendet, Sichtbar, aber nicht drucken oder Ausgeblendet, aber drucken gelten soll.
   • Ausrichtung: Wählen Sie die Ausrichtung der Signatur in Grad aus: 0 (richtig herum, Standard), 90, 180 (auf dem Kopf) oder 270.
   • Schreibgeschützt: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit das Signaturfeld schreibgeschützt ist und nicht geändert werden kann. Faktisch bedeutet dies, dass zu dem Feld keine digitale Signatur hinzugefügt werden kann, daher wird diese Option nicht empfohlen.
   • Erforderlich: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um festzulegen, dass das Signaturfeld zwingend ausgefüllt werden muss. Erforderliche Signaturen sind leicht an einem roten Rand erkennbar.
   • Sperren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Eigenschaften des Signaturfelds zu sperren, damit sie nicht mehr verändert werden können.

5. Drücken Sie auf Esc, wenn Sie alle Signaturfelder hinzugefügt haben, und speichern Sie anschließend das PDF.

   

Falls ein digitales Signaturfeld gelöscht werden muss, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Werkzeuge > Formular > Digitale Signatur.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu löschende digitale Signaturfeld und wählen Sie Löschen aus.

   

Die Authentizität von Dokumenten kann zertifiziert werden, wobei die Zertifizierung normalerweise von demjenigen, der es erzeugt hat, oder vom ersten Unterzeichner vorgenommen wird. Darüber hinaus verhindert das Zertifizieren, dass Unterzeichner noch Änderungen am Seiteninhalt vornehmen, wobei der Zertifizierer die Möglichkeit hat, Änderungen in eingeschränktem Maße, einschließlich dem Hinzufügen von Markups, dem Ausfüllen von Formularfeldern oder dem Anwenden von digitalen Signaturen, zuzulassen. Grundsätzlich sollten Dokumente nur dann zertifiziert werden, wenn sie vollständig sind und nachdem sämtliche Felder für digitale Signaturen hinzugefügt wurden.

Zertifizierte Dokumente können nicht mit anderen Dokumenten zusammengeführt werden, ohne die Zertifizierung aufzuheben. Führen Sie die Dokumente daher vor dem Zertifizieren zusammen oder lassen Sie separate zertifizierte PDFs in Revu 11 (oder höher) mithilfe von Sets als zusammengehörige Sammlung anzeigen. Die einzige Möglichkeit zum Zusammenführen, mit der eine bereits erfolgte Zertifizierung beibehalten wird, ist das Erstellen eines PDF-Pakets.

Je nachdem, ob Sie auch einer der Unterzeichner des Dokuments sind oder nicht, gibt es zwei Möglichkeiten, ein PDF zu zertifizieren. Bitte beachten Sie, dass der Zertifizierungsstatus nicht mehr geändert werden kann, sobald die erste Signatur zu einem PDF hinzugefügt wurde. Muss ein Dokument also zertifiziert werden, führen Sie diesen Schritt als erster Unterzeichner durch oder – wenn Sie kein Unterzeichner des Dokuments sind – bevor Sie das Dokument zum Signieren verschicken.

Bei zertifizierten Dokumenten gibt es in der Seitenleiste Eigenschaften eine Zertifizierungserklärung, die jederzeit eingesehen werden kann. Außerdem erscheint beim Öffnen eines zertifizierten Dokuments ein Dialogfenster, in dem der Leser aufgefordert wird, die Seitenleiste Eigenschaften zu öffnen, um die Zertifizierungserklärung zu lesen.

Zertifizieren als erster Unterzeichner

Mithilfe dieses Prozesses können Sie das Dokument in einem einzigen Schritt zertifizieren und signieren.

1. Klicken Sie auf das gewünschte Signaturfeld. Das Dialogfenster Signieren wird geöffnet.

   

2. Wählen Sie eine digitale ID.
3. Geben Sie für PKCS #12-IDs das Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
   • Für Windows Certificate Store-IDs muss kein separates Kennwort angegeben werden, da sie über die Windows-Anmeldedaten des Benutzers geschützt sind.

4. Wählen Sie Zertifizierung des Dokuments und entscheiden Sie sich für eine der Optionen unter Zulässige Änderungen nach Zertifizierung:

   

   • Keine Änderungen erlaubt: Es sind keinerlei Änderungen zulässig und es können auch keine weiteren Signaturen hinzugefügt werden.
   • Formulare und digitale Signaturen ausfüllen: Formularfelder können vervollständigt und Signaturen hinzugefügt werden. Ansonsten sind aber keine weiteren Änderungen erlaubt.
   • Markups, auszufüllende Formulare und digitale Signaturen: Markups können hinzugefügt, Formularfelder vervollständigt und Signaturen hinzugefügt werden. Weitere Änderungen sind aber nicht zulässig.
5. Vervollständigen Sie alle Felder der gewünschten Optionen.
6. Wählen Sie die Darstellung für Ihre Signatur.
7. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfenster Speichern unter wird angezeigt. Signierte Dokumente müssen zum Zeitpunkt des Signierens gespeichert werden.
8. Geben Sie einen Dateinamen ein, wählen Sie den Speicherort für die signierte Datei und klicken Sie abschließend auf Speichern, um das signierte PDF zu speichern.

Zertifizieren ohne Signieren

Die Person, die ein Dokument zertifiziert, muss nicht unbedingt einer der Unterzeichner sein. Bedenken Sie, dass ein PDF nicht zertifiziert werden kann, wenn es von einer Seite bereits signiert worden ist. Wenn also das Dokument zertifiziert werden soll, muss dies geschehen, bevor Sie sie zum Signieren versenden.

So zertifizieren Sie ein Dokument, ohne es zu signieren:

1. Gehen Sie zu Werkzeuge > Signaturen > Dokument zertifizieren. Das Dialogfenster Signieren öffnet sich.

   

2. Wählen Sie eine digitale ID.
3. Geben Sie für PKCS #12-IDs das Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
   • Für Windows Certificate Store-IDs muss kein separates Kennwort angegeben werden, da sie über die Windows-Anmeldedaten des Benutzers geschützt sind.

4. Wählen Sie Zertifizierung des Dokuments und entscheiden Sie sich für eine der Optionen unter Zulässige Änderungen nach Zertifizierung:

   

   • Keine Änderungen erlaubt: Es sind keinerlei Änderungen zulässig, auch nicht das Anwenden von digitalen Signaturen. Wählen Sie diese Option nur, wenn für das Dokument keine Signatur notwendig ist.
   • Formulare und digitale Signaturen ausfüllen: Formularfelder können vervollständigt und Signaturen hinzugefügt werden. Ansonsten sind aber keine weiteren Änderungen erlaubt.
   • Markups, auszufüllende Formulare und digitale Signaturen: Markups können hinzugefügt, Formularfelder vervollständigt und Signaturen hinzugefügt werden. Weitere Änderungen sind aber nicht zulässig.
5. Vervollständigen Sie alle Felder der gewünschten Optionen.
6. Klicken Sie auf OK.

Die Vorgehensweise zum digitalen Signieren eines PDFs hängt davon ab, wie es erstellt wurde. In den meisten Fällen ist bereits ein Signaturfeld in das Dokument eingefügt, in das Sie dann die Signatur eintragen können. Diese Dokumente können zusätzlich zertifiziert werden. Unter Umständen müssen Sie jedoch ein eigenes Signaturfeld vor dem Signieren einfügen. Mit Revu ist das ganz einfach.

Digital signierte Dokumente können nicht mit anderen Dokumenten zusammengeführt werden, ohne dass die Signaturen ungültig werden. Führen Sie die Dokumente daher vor dem Signieren zusammen oder lassen Sie separate signierte PDFs in Revu 11 (oder höher) mithilfe von Sets als zusammengehörige Sammlung anzeigen. Die einzige Möglichkeit zum Zusammenführen, mit der eine bereits erfolgte Signatur beibehalten wird, ist das Erstellen eines PDF-Pakets.

Digitales Signieren eines PDFs mit Signaturfeld

1. Klicken Sie auf das gewünschte Signaturfeld. Das Dialogfenster Signieren wird geöffnet.

   

2. Wählen Sie eine digitale ID.
3. Geben Sie für PKCS #12-IDs das Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
   • Für Windows Certificate Store-IDs muss kein separates Kennwort angegeben werden, da sie über die Windows-Anmeldedaten des Benutzers geschützt sind.
4. Vervollständigen Sie alle Felder der gewünschten Optionen.
5. Wählen Sie die Darstellung für Ihre Signatur.
6. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfenster Speichern unter wird angezeigt. Signierte Dokumente müssen zu dem Zeitpunkt gespeichert werden, an dem die Signatur eingefügt wird.
7. Geben Sie einen Dateinamen ein, wählen Sie den Speicherort für die signierte Datei und klicken Sie abschließend auf Speichern, um das signierte PDF zu speichern.

Digitales Signieren eines PDFs ohne Signaturfeld

1. Gehen Sie zu Werkzeuge > Signatur > Dokument signieren.

2. Öffnen Sie durch Klicken und Ziehen ein Rechteck, um den Bereich festzulegen, in dem die Signatur erscheinen soll. Das Dialogfenster Signieren wird geöffnet.

   

3. Wählen Sie die digitale ID, mit der Sie unterzeichnen möchten.
4. Geben Sie für PKCS #12-IDs das Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
   • Für Windows Certificate Store-IDs muss kein separates Kennwort angegeben werden, da sie über die Windows-Anmeldedaten des Benutzers geschützt sind.
5. Wählen Sie unter Signaturtyp den Eintrag Digitale Signatur.
6. Vervollständigen Sie alle Felder der gewünschten Optionen.
7. Wählen Sie die Darstellung für die Signatur.
8. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfenster Speichern unter wird angezeigt. Signierte Dokumente müssen zu dem Zeitpunkt gespeichert werden, an dem die Signatur eingefügt wird.
9. Geben Sie einen Dateinamen ein, wählen Sie den Speicherort für die signierte Datei und klicken Sie abschließend auf Speichern, um das signierte PDF zu speichern.

Entfernen Ihrer digitalen Signatur

Für den Fall, dass Sie Ihre digitale Signatur löschen möchten, sei es permanent oder um notwendige Änderungen vorzunehmen und Sie erneut anzuwenden, ist dies problemlos möglich. Sie können nur eigene digitale Signaturen löschen.

Um Ihre digitale Signatur zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signatur und wählen Sie Signatur löschen.

Wenn ein digital signiertes Dokument in Revu geöffnet wird, werden die Signaturen automatisch auf ihre Gültigkeit geprüft. Der Gültigkeitsstatus der Signatur wird mit einem von mehreren möglichen Symbolen in der Seitenleiste „Signaturen“ dargestellt.

 Das Dokument wurde zertifiziert und die Zertifizierung ist gültig.

 Die Identität des Unterzeichners ist vertrauenswürdig und das Dokument wurde nicht geändert. Dies ist eine gültige Signatur.

 Die Identität des Unterzeichners ist unbekannt. Wenn ein Unterzeichner bekannt und vertrauenswürdig ist, erfahren Sie unter Importieren eines Zertifikats mit vertrauenswürdiger Identität, wie Sie die Identität in die Liste der vertrauenswürdigen Identitäten aufnehmen können.

 Die Signatur wurde noch nicht validiert und das Dokument wurde seit dem Signieren nicht aktualisiert.

 Die Signatur ist gültig, doch das Dokument wurde nach dem Signieren aktualisiert.

 Die Identität des Unterzeichners ist unbekannt und das Dokument wurde nach dem Signieren aktualisiert.

 Die Signatur oder die Zertifizierung ist ungültig und das Dokument wurde nach dem Signieren geändert.

Soll die Validierung einer Signatur wiederholt werden (weil Sie beispielsweise ein Zertifikat installiert haben, das beim ersten Öffnen der Datei noch nicht installiert war), klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signatur und wählen Sie Signatur validieren.

Importieren eines digitalen ID-Zertifikats

Bevor eine digitale Signatur in Revu validiert werden kann, muss das digitale ID-Zertifikat des Unterzeichners in Ihr vertrauenswürdiges Repository importiert werden. Beim Importieren digitaler ID-Zertifikate wird empfohlen, die Unterzeichner zu bitten, Ihnen die digitalen ID-Zertifikate direkt zuzusenden (die dann schnell und einfach  aus  Revu exportiert werden können) und die Zertifikate im Voraus in das vertrauenswürdige Repository zu importieren. So liegt Ihnen bereits die digitale ID vor und Sie können ihre digitalen Signaturen validieren. Und da Sie diese ID direkt von ihnen erhalten haben, haben Sie allen Grund, ihr zu vertrauen.

So importieren Sie ein digitales ID-Zertifikat aus einer Datei, die an Sie gesendet wurde:

1. Speichern Sie die erhaltene .cer-Datei auf dem Computer oder im Netzwerk.

2. Navigieren Sie in Revu zu Werkzeuge > Signatur > Vertrauenswürdige Identitäten. Das Dialogfenster Vertrauenswürdige Identitäten verwalten wird geöffnet.

   

3. Klicken Sie auf Vertrauenswürdige Identität hinzufügen. Das Windows-Dialogfenster Öffnen erscheint.
4. Navigieren Sie zum Speicherort der gespeicherten .cer-Datei und öffnen Sie sie. Revu trägt die Datei automatisch in die Liste vertrauenswürdiger Identitäten ein.