Starten eines Sitzungsarbeitsablaufs in Studio

Wenn Sie eine Studio-Sitzung starten, konfigurieren Sie die Sitzungsberechtigungen und erhalten die Möglichkeit, Dokumente hinzuzufügen und Benutzer einzuladen. Auch nach dem Erstellen der Sitzung können Sie Berechtigungen ändern, Dokumente hinzufügen und Benutzer einladen.

Zum Erstellen eines Studio-Projekts benötigen Sie ein validiertes Studio-Konto. Falls Sie noch kein Konto angelegt haben, müssen Sie dies zunächst nachholen.

1. Gehen Sie in der Studio-Seitenleiste auf Hinzufügen > Neue Sitzung. Das Dialogfenster Studio-Sitzung starten wird geöffnet.

   • Falls Sie noch kein Studio-Konto angelegt haben, wird stattdessen das Dialogfenster Studio-Konto erstellen geöffnet. Legen Sie ein Studio-Konto an und setzen Sie dann den Vorgang fort.

   
   

2. Geben Sie im Feld Name der Sitzung einen Namen für diese Sitzung ein. Sie können Sitzungsnamen mehrfach vergeben.

3. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie PDF-Dateien aus, die in die Sitzung aufgenommen werden sollen, oder geben Sie mit Geöffnete Dateien hinzufügen an, dass die bereits in Revu geöffneten Dateien hinzugefügt werden sollen. Weitere Dateien können auch später noch hinzugefügt werden.

   Hinweis: Wenn Sie ein PDF mit einer Legende zu einer Sitzung hinzufügen, wird die Legende während der Sitzung als Momentaufnahme angezeigt. Sobald das PDF aus der Sitzung entfernt wird, funktioniert die Legende wieder ganz normal und wird automatisch aktualisiert, um Änderungen widerzuspiegeln, die während der Sitzung an dem PDF vorgenommen wurden.
   

4. Wählen Sie in der Liste Berechtigung die gewünschten Optionen aus. Hiermit legen Sie allgemeine Berechtigungen für alle Teilnehmer fest. Wenn Sie die Optionen Speichern, Drucken, Markup, Markupalarmsignal oder Dokumente hinzufügen aktivieren, erhalten alle Teilnehmer diese Berechtigungen standardmäßig. Wenn Sie diese Optionen deaktivieren, werden die Berechtigungen für diese Teilnehmer entsprechend standardmäßig aufgehoben.
   • Allgemeine Berechtigungen werden automatisch für alle Teilnehmer angewendet, für die keine Einzel- oder Gruppenberechtigungen festgelegt wurden. (Diese Berechtigungen können Sie nach dem Anlegen der Sitzung einrichten).
5. Mit Teilnehmer anhand der E-Mail-Adresse begrenzen schränken Sie den Zugang zur Sitzung  mithilfe der E-Mail-Adresse ein. You will have the opportunity to add allowed attendees on the next screen, or you can do it after the Session has been created. To allow any user with the Session ID to join the Session, uncheck this option.
6. Soll ein Ablaufdatum für die Sitzung festgelegt werden, wählen Sie Sitzung läuft ab und geben Sie den entsprechenden Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) ein. Das Ablaufdatum muss in der Zukunft liegen. Ein zurückdatiertes Ablaufdatum ist in Revu nicht zulässig.

7. Klicken Sie auf OK. Die Einstellungen werden gespeichert und die Dateien werden hochgeladen. Das Dialogfenster Sitzungseinladung wird geöffnet.

   

   Inviting somebody to a Session automatically adds them as an Allowed Attendee in the Session Settings. In addition, the invitee is also sent an email containing information about the Session, as well as a link allowing them to automatically connect to the Session. If you do not wish to do this, click Cancel; the Session will be created without invitees. You can send invitations later or add Attendees without sending invitations.

8. Das Sitzung Informationen werden oben im Dialogfenster angezeigt. Mit Einladung kopieren können Sie diese Angaben in die Zwischenablage kopieren und dann in ein anderes Programm einfügen, beispielsweise in eine E-Mail-Nachricht.

9. Mit dem Adressbuch senden Sie Einladungen an Benutzer aus dem Adressbuch in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm.

   Hinweis: Das E-Mail-Programm muss MAPI-kompatibel sein, damit Revu darauf zugreifen kann. Bei webgestützten E-Mail-Anwendungen wie Gmail, Hotmail oder Yahoo ist kein Zugriff auf das Adressbuch möglich.

10. Wenn Sie Teilnehmer manuell hinzufügen möchten, klicken Sie auf . Wenn das Dialogfenster E-Mail-Adresse hinzufügen geöffnet wird, geben Sie die E-Mail-Adresse des einzuladenden Benutzers ein und klicken Sie auf OK.
11. Mit einem Klick auf fügen Sie alle Mitglieder einer vorhandenen Gruppe hinzu. Das Dialogfenster Gruppen auswählen wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus und klicken Sie auf OK.
12. Soll die E-Mail-Adresse eines eingeladenen Benutzers geändert werden, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, und klicken Sie auf . Wenn das Dialogfenster E-Mail-Adresse bearbeiten geöffnet wird, geben Sie die E-Mail-Adresse des einzuladenden Benutzers ein und klicken Sie auf OK.
13. Wenn ein eingeladener Benutzer wieder entfernt werden soll, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, und klicken Sie auf.
14. Geben Sie auf Wunsch eine zusätzliche Nachricht für die Einladungen ein.
15. Klicken Sie auf OK. Die E-Mail-Einladungen werden an alle eingeladenen Benutzer auf dem Studio Server gesendet.

1. Während einer Sitzung klicken Sie in der Seitenleiste „Studio“ auf den Namen der Sitzung und wählen Einstellungen aus. Daraufhin wird das Dialogfenster Sitzungseinstellungen angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Berechtigungen“.

   

   Die Standardgruppe Teilnehmer wird angezeigt, außerdem alle weiteren Gruppen, die zuvor in diese Sitzung aufgenommen wurden. Die Gruppe Teilnehmer gilt für alle Benutzer in der  Sitzung und die ersten Berechtigungseinstellungen werden konfiguriert, wenn die  Sitzung erstellt wird. Das Löschen ist nicht möglich. Die meisten Berechtigungen für die Gruppe Teilnehmer werden auf Verweigern gesetzt, wenn die Sitzung  erstellt wird. Als bewährtes Verfahren wird empfohlen, nur bestimmten Benutzern und Gruppen weitere Berechtigungen einzuräumen, also nicht der gesamten Gruppe Teilnehmer einen weitergehenden Zugriff zu gestatten.
   

3. So fügen Sie einzelne Benutzer oder Gruppen hinzu:
   1. Klicken Sie auf . Das Dialogfenster „Benutzer/Gruppen hinzufügen“ wird geöffnet.

   2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die Gruppe aus und klicken Sie auf OK. Neu hinzugefügte Benutzer und Gruppen übernehmen standardmäßig die Berechtigungen der Gruppe Teilnehmer.

      Hinweis: Einzelne Benutzer werden erst dann in der Liste aufgeführt, wenn sie erstmalig auf das Sitzung zugreifen.

      • Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen bzw. die Mitgliedschaft einer vorhandenen Gruppe ändern möchten, klicken Sie auf  Manage Groups. This function is only available to the Host oder den Administratoren (Benutzer mit der Berechtigung Vollständige Kontrolle, wie unten beschrieben) zur Verfügung.

        Hinweis: Beim Erstellen von Gruppen beachten Sie, dass Revu Benutzern gestattet, innerhalb derselben Sitzung oder -Projektin mehreren Gruppen zu sein. Wenn das passiert, werden die Berechtigungen dieser Person automatisch auf die stärker einschränkenden Einstellungen gesetzt. Wenn Sie also einen Benutzer, der sich bereits in einer Gruppe befindet, in eine zweite Gruppe aufnehmen, hat dies daher unter Umständen nicht die gewünschte Wirkung, da dieser Benutzer entweder nicht die gewünschten Berechtigungen erhält (weil die Berechtigungen der ersten Gruppe stärker eingeschränkt sind) oder dem Benutzer unerwünschte Einschränkungen auferlegt werden (weil die Berechtigungen der zweiten Gruppe stärker eingeschränkt sind). Behalten Sie daher beim Erstellen von Gruppen stets den Überblick.

4. So ändern Sie die Berechtigungen für einen Benutzer oder eine Gruppe:
   1. Wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die Gruppe in der Liste „Benutzer/Gruppen“ aus.
   2. Wählen Sie die gewünschte Berechtigung in der Liste „Verwendete Berechtigungen“ aus. Rechts neben der ausgewählten Berechtigung wird ein Pfeil für eine Dropdownliste eingeblendet.
   3. Wählen Sie eine Berechtigungseinstellung in der Dropdownliste aus.
      • Beim Festlegen von Berechtigungen für die Gruppe haben Sie die Optionen „Verweigern“ oder „Zulassen“.
      • Beim Definieren der Berechtigungen für alle anderen Benutzer und Gruppen sind die folgenden Optionen verfügbar: Leer, Verweigern oder Zulassen. Wenn Sie Leer auswählen, übernimmt der Benutzer bzw. die Gruppe die für die Gruppe festgelegte Berechtigung.
      • Die Berechtigung Vollzugriff ist am weitreichendsten; wenn Sie hier die Option Zulassen wählen, erhält der Benutzer oder die Gruppe Administratorrechte. Dies wirkt sich wie folgt aus:
        • Alle Berechtigungen für Administratoren werden auf Zulassen eingestellt.
        • Administratoren können das Projekt umbenennen. Sitzung.
        • Administratoren können das Projekt löschen. die Sitzung abschließen.
        • Administratoren können das Projekt verwalten.

        • Administratoren können Berechtigungen für andere Teilnehmer.

        Es gibt jedoch gewisse Grenzen für die Möglichkeiten der Administratoren:

        • Administratoren können den Moderator nicht blockieren.
        • Administratoren erhalten keinen Zugriff auf die Gruppen des Moderators (oder eines anderen Administrators).
5. Zum Entfernen eines Benutzers oder einer Gruppe wählen Sie den entsprechenden Benutzer oder die Gruppe aus und klicken Sie auf .
6. Klicken Sie auf OK.

1. Klicken Sie auf der Seitenleiste „Studio“ oben im Bereich „Teilnehmer“ auf Einladen. Das Dialogfenster Sitzungseinladung wird geöffnet.

   

2. Das Sitzung Informationen werden oben im Dialogfenster angezeigt. Mit Einladung kopieren können Sie diese Angaben in die Zwischenablage kopieren und dann in ein anderes Programm einfügen, beispielsweise in eine E-Mail-Nachricht.

3. Mit dem Adressbuch senden Sie Einladungen an Benutzer aus dem Adressbuch in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm.

   Hinweis: Das E-Mail-Programm muss MAPI-kompatibel sein, damit Revu darauf zugreifen kann. Bei webgestützten E-Mail-Anwendungen wie Gmail, Hotmail oder Yahoo ist kein Zugriff auf das Adressbuch möglich.

4. Wenn Sie Teilnehmer manuell hinzufügen möchten, klicken Sie auf . Wenn das Dialogfenster E-Mail-Adresse hinzufügen geöffnet wird, geben Sie die E-Mail-Adresse des einzuladenden Benutzers ein und klicken Sie auf OK.
5. Mit einem Klick auf fügen Sie alle Mitglieder einer vorhandenen Gruppe hinzu. Das Dialogfenster Gruppen auswählen wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus und klicken Sie auf OK.
6. Soll die E-Mail-Adresse eines eingeladenen Benutzers geändert werden, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, und klicken Sie auf . Wenn das Dialogfenster E-Mail-Adresse bearbeiten geöffnet wird, geben Sie die E-Mail-Adresse des einzuladenden Benutzers ein und klicken Sie auf OK.
7. Wenn ein eingeladener Benutzer wieder entfernt werden soll, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, und klicken Sie auf.
8. Geben Sie auf Wunsch eine zusätzliche Nachricht für die Einladungen ein.
9. Klicken Sie auf OK. Die E-Mail-Einladungen werden an alle eingeladenen Benutzer auf dem Studio Server gesendet.

1. Treten Sie der Sitzung bei.
2. Klicken Sie auf der Seitenleiste „Studio“ im Bereich Dokumente auf Datei hinzufügen.
   • Wenn das gewünschte PDF bereits in Revu geöffnet ist, können Sie es auch mit einem Rechtsklick und der Auswahl von Zu geöffneter Studio-Sitzung hinzufügen direkt hinzufügen.

3. Navigieren Sie zu der oder den gewünschten Dateien, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Öffnen.

   Hinweis: Zum Hoch- und Herunterladen von Dateien in Studio muss die Systemuhr des lokalen Computers richtig eingestellt sein, sodass sie mit der UTC synchronisiert ist (innerhalb von 15 Minuten). Ansonsten tritt beim Hoch- oder Herunterladen einer Datei in Studio ein Fehler auf. Aktualisieren Sie die Systemuhr auf dem lokalen Computer, sodass sie die richtige Uhrzeit für die Zeitzone gemäß den Einstellungen für Datum und Uhrzeit zeigt, und wiederholen Sie das Hoch- bzw. Herunterladen.