Arbeiten mit Lesezeichen

Lesezeichen können mithilfe von PDF-Etiketten oder des Textes innerhalb eines festgelegten Bereichs eines PDFs automatisch erstellt werden.

So erstellen Sie Lesezeichen automatisch:

1. Gehen Sie zu Fenster > Seitenleisten > Lesezeichen oder drücken Sie ALT+B, um auf die Seitenleiste Lesezeichen zuzugreifen.

2. Klicken Sie auf Lesezeichen erstellen . Das Dialogfenster Lesezeichen erstellen öffnet sich.

   

3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen zum Erzeugen von Lesezeichen:
   • Etiketten: Lesezeichen werden über das vorhandene Etikett des Dokuments erstellt.

   • Seitenbereich: Lesezeichen werden über den in einem definierten Bereich enthaltenen Text erstellt. So definieren Sie Bereiche:

     1. Klicken Sie auf Auswählen. Das Dialogfenster wird ausgeblendet, stattdessen erscheint ein Cursor mit Fadenkreuz.

     2. Definieren Sie mit Klicken und Ziehen einen Bereich im PDF. Grundsätzlich sollten sich die Daten in diesem Bereich in jedem PDF an derselben Stelle befinden. Ist der Bereich definiert, öffnet sich das Dialogfenster Automatisch festlegen.

        

     3. Um weitere Bereiche hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Das Dialogfenster Automatisch festlegen wird ausgeblendet, stattdessen erscheint erneut ein Cursor mit Fadenkreuz. Definieren Sie mit Klicken und Ziehen einen weiteren Bereich. Das Dialogfenster Automatisch festlegen öffnet sich erneut mit dem neu hinzugefügten Bereich im Feld Auswahl. Sie können beliebig viele Bereiche hinzufügen.
        • Überprüfen Sie das Beispieletikett, das in der Vorschau gezeigt wird. Klicken Sie bei Bedarf in das Feld Auswahl, um Text vor, nach oder zwischen den [Bereichen] einzufügen.
     4. Klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Bereiche definiert haben. Das Dialogfenster Automatisch festlegen schließt sich, stattdessen erscheint erneut das vorherige Dialogfenster.

        Hinweis: Die Funktion „Automatisch festlegen“ eignet sich am besten für vektorbasierte Dokumente mit derselben Größe und Registrierung. „Automatisch festlegen“ funktioniert gegebenenfalls nicht erwartungsgemäß, wenn die Seiten unterschiedlich groß sind, wenn einige Seiten nicht durchsucht werden können oder wenn die Scans nicht ordnungsgemäß registriert wurden.
        

4. Klicken Sie zum Auswählen eines Seitenbereichs auf das Menü Seiten und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Alle Seiten: Legt den Bereich für alle Seiten fest.
   • Aktuell: Legt den Bereich nur für die aktuelle Seite fest. Die aktuelle Seitenzahl wird in Klammern angezeigt, beispielsweise Aktuell (2), wenn Seite 2 die aktuelle Seite ist.
   • Ausgewählt: Legt den Bereich für die aktuelle Auswahl fest. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie vor dem Aufrufen des Befehls eine oder mehrere Seiten ausgewählt haben.
   • Benutzerdefiniert: Legt den Bereich für einen benutzerdefinierten Wert fest. Wenn Sie diese Option wählen, wird die Liste durch ein Textfeld ersetzt. So geben Sie einen benutzerdefinierten Bereich ein:
     • Geben Sie die erste und die letzte Seitenzahl ein, getrennt von einem Gedankenstrich. Damit definieren Sie diese beiden Seiten und alle dazwischenliegenden Seiten als Bereich.
     • Trennen Sie Seitenzahlen, die nicht aufeinanderfolgen, durch Kommata voneinander ab.

     Mit der Eingabe 1–3, 5, 9 definieren Sie beispielsweise die Seiten 1, 2, 3, 5 und 9 für den Bereich.

5. Klicken Sie auf OK.

Eine Aktion steuert, was geschieht, wenn Sie ein Lesezeichen anklicken. So definieren Sie die Aktion eines bestimmten Lesezeichens:

1. Gehen Sie zu Fenster > Seitenleisten > Lesezeichen oder drücken Sie ALT+B, um auf die Seitenleiste Lesezeichen zuzugreifen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Lesezeichen und wählen Sie Aktion aus. Das Dialogfenster Aktion öffnet sich.

   

   Sie können sechs   Aktionen konfigurieren:

   Zu Seite wechseln: Wechselt im ausgewählten PDF zu einer bestimmten Seitenzahl. So richten Sie diese Aktion ein:

   1. Wählen Sie das PDF aus dem Drop-down-Menü Wechseln zu aus. Es stehen nur die PDFs zur Verfügung, die aktuell in Revu geöffnet sind.
   2. Geben Sie an, zu welcher Stelle im PDF Sie wechseln möchten, indem Sie eine Seitenzahl im Feld Seite eingeben.
   3. Legen Sie den Zoom-Faktor bzw. Maßstab für die angezeigte Seite fest, indem Sie die gewünschte Einstellung im Drop-down-Menü Maßstab auswählen. Als Anzeigemöglichkeiten stehen Ihnen Seite anpassen, Tatsächliche Größe oder Breite anpassen zur Verfügung. Alternativ ergibt sich mit der Einstellung Zoom übernehmen eine Seitenanzeige, die der aktuellen Zoom-Einstellung in Revu entspricht.

   Zu Stelle wechseln: Wechselt zu einer vordefinierten Stelle in einem PDF. Die Position der Stelle kann ohne Beeinträchtigung der Aktion später noch geändert werden. So richten Sie diese Aktion ein:

   1. Wählen Sie das PDF aus dem Drop-down-Menü Wechseln zu aus. Es stehen nur die PDFs zur Verfügung, die aktuell in Revu geöffnet sind.
   2. Wählen Sie die Stelle aus dem Drop-down-Menü Ort aus. Wenn der gewünschte Ort noch nicht existiert, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um einen Ort zu erstellen.

   Zu Bereich wechseln: Wechselt zu einem vordefinierten Bereich in einem PDF. So richten Sie diese Aktion ein:

   1. Wählen Sie das PDF aus dem Drop-down-Menü Wechseln zu aus. Es stehen nur die PDFs zur Verfügung, die aktuell in Revu geöffnet sind.
   2. Wählen Sie den Bereich aus dem Drop-down-Menü Bereich aus.

   Hinweis: Wird eine Aktion festgelegt, um zu einem Bereich zu wechseln, der anschließend gelöscht wird, wird die Aktion wie nachstehend beschrieben automatisch in eine Momentaufnahmeansicht umgewandelt.

   Momentaufnahmeansicht: Wechselt im aktuellen PDF in einen bestimmten, vergrößert dargestellten Bereich. Diese Option ist nützlich, um bei großformatigen Plänen in besondere Ansichten eines Bereichs (z. B. ein bestimmtes Höhendetail) zu zoomen. Klicken Sie auf Rechteck erstellen, um die Fläche des Plans festzulegen, zu der Sie wechseln möchten

   Hyperlink: Öffnet die im Feld Hyperlink eingegebene URL. Die URL wird in einem WebTab innerhalb von Revu oder im  Standardbrowser des Geräts geöffnet  (dies hängt von den Einstellungen unter PDF-Hyperlinks in WebTabs öffnen in den WebTab-Einstellungen ab).

   Öffnen: Die im Feld Datei öffnen festgelegte Datei öffnet sich. Klicken Sie auf  die Schaltfläche , um einen Dateibrowser zu öffnen.

   Relative Pfade verwenden: Revu kann eine Datei entweder als absoluten oder relativen Pfad speichern. Beim Abspeichern eines absoluten Pfads wird der Speicherort der Datei über das Laufwerk definiert, auf dem sie sich befindet; bei einer relativen Pfadangabe wird der Speicherort der verknüpften Datei in Relation zur aktuellen Datei festgelegt. Ein absoluter Pfad ist immer dann ratsam, wenn Sie vorhaben, die Datei, die den Link enthält, zu verschieben, nicht aber die Datei, zu der sie verlinkt ist, zum Beispiel wenn sich die verlinkte Datei auf einem Netzlaufwerk befindet, das allen Benutzern zugänglich ist. Ein relativer Pfad ist am besten, wenn es wahrscheinlich ist, dass beide Dateien verschoben werden, wie z. B. wenn Sie ein ganzes Projekt auf einer CD archivieren oder ein Projekt auf einen anderen PC verschieben. Weitere Informationen zum Vergleich von relativen und absoluten Pfaden finden Sie unter Relative Pfade im Vergleich zu absoluten Pfaden.

Gehen Sie in der Symbolleiste der Seitenleiste „Lesezeichen“ auf Lesezeichen > Lesezeichen prüfen , um zu ermitteln, ob Lesezeichen ungültig sind. Lesezeichen gelten dann als ungültig, wenn die Aktion auf eine Seite verweist, die sich nicht mehr im aktuellen PDF befindet. Es empfiehlt sich, Lesezeichen nach erfolgten PDF-Zusammenführungen zu prüfen.

Nach Abschluss der Überprüfung erscheint ein Dialogfenster, in dem angezeigt wird, wie viele ungültige Lesezeichen erkannt wurden.

In diesem Fall wird links neben einem ungültigen Lesezeichen das Symbol für ungültige Lesezeichen angezeigt. Sie können das entsprechende Lesezeichen entweder löschen oder aber die Aktion ändern, sodass sie auf eine gültige Seite verweist.

Lesezeichen in einem oder mehreren PDFs können als CSV- oder PDF-Datei exportiert werden. Diese Lesezeichenberichte können nur Lesezeichen der obersten Ebene oder alle Lesezeichen enthalten und können auf verschiedene Arten dargestellt werden.

1. Gehen Sie zu Fenster > Seitenleisten > Lesezeichen oder drücken Sie ALT+B, um auf die Seitenleiste Lesezeichen zuzugreifen.

2. Gehen Sie in der Symbolleiste der Seitenleiste „Lesezeichen“ auf Lesezeichen > Lesezeichen exportieren . Das Dialogfenster Lesezeichen exportieren öffnet sich.

   

3. Das aktive PDF (sofern vorhanden) wird automatisch der Liste Aktuelle Seiten hinzugefügt. Wenn Sie der Liste weitere PDFs hinzufügen möchten, wählen Sie aus der Liste Hinzufügen eine der folgenden Optionen aus:

   • Dateien: Fügt einzelne Dateien aus einem Netzwerk oder von einem lokalen Laufwerk hinzu. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich das Dialogfenster „Öffnen“. Navigieren Sie zum entsprechenden Speicherort und wählen Sie die gewünschten Dateien aus.
   • Geöffnete Dateien: Fügt alle Dateien hinzu, die momentan in Revu geöffnet sind.
   • Geöffnetes Set: Fügt alle im aktuellen Set enthaltene Dateien hinzu.
   • Ordner: Fügt alle Dateien eines ausgewählten Ordners in einem Netzwerk oder auf einem lokalen Laufwerk hinzu, wobei Dateien in Unterordnern nicht hinzugefügt werden. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich das Dialogfenster „Ordner auswählen“. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner und wählen Sie diesen aus.
   • Ordner und Unterordner: Fügt alle Dateien eines ausgewählten Ordners in einem Netzwerk oder auf einem lokalen Laufwerk sowie sämtliche Dateien in Unterordnern hinzu. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich das Dialogfenster „Ordner auswählen“. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner und wählen Sie diesen aus.
4. Wählen Sie entweder das Format Baum oder Index aus. Wenn Sie Baum auswählen, wird die Struktur der Registerkarte „Lesezeichen“ mit übergeordneter und untergeordneter Ebene in der Exportdatei beibehalten. Wenn Sie Index auswählen, werden die Lesezeichen in der Exportdatei in einer einzigen Spalte formatiert.
5. Wenn Sie sämtliche Lesezeichen in den Export aufnehmen möchten, wählen Sie Verschachtelte Lesezeichen einschließen aus. Andernfalls werden nur Lesezeichen der höchsten Ebene berücksichtigt, Lesezeichen niedrigerer Ebenen jedoch nicht eingeschlossen.
6. Wählen Sie für die Exportdatei entweder das Format PDF oder CSV aus.

   • Für jedes Format stehen unterschiedliche Speicheroptionen zur Verfügung. Wenn Sie diese bearbeiten möchten, klicken Sie auf Einstellungen:

     PDF-Optionen

     • Hyperlinks erstellen: Wenn diese Option aktiviert ist, enthält die Exportdatei Hyperlinks zu den Quellseiten.

       Hinweis: Exportierte Lesezeichen, die aus PDFs in Studio-Sitzungen erstellt wurden, enthalten keine Hyperlinks.

     • Stempeldatum und Stempelzeit: Bei Aktivierung dieser Optionen werden die entsprechenden Informationen in die Fußzeile des Berichts eingefügt.

     • Seitengröße und Ausrichtung: Legt die Seitengröße und die Ausrichtung des Berichts fest.
     CSV-Optionen

     • Spaltenüberschriften einschließen: Wenn diese Option aktiviert ist, enthält die Exportdatei automatisch generierte Spaltenüberschriften.
7. Wählen Sie unter Speichern in die gewünschte Option aus:
   • Quelldateiordner: Wählen Sie diese Option aus, um die Exportdatei in demselben Ordner abzulegen wie die Quelldatei.
   • Benutzerdefinierter Ordner: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie einen lokalen Ordner oder einen Netzwerkordner angeben möchten, in dem die Exportdatei gespeichert werden soll.
8. Falls gewünscht, geben Sie im Feld Dateiname-Suffix ein Suffix ein, das an den Namen der Exportdatei angehängt werden soll.
9. Wenn Sie im Speicherort ggf. vorhandene Dateien mit demselben Dateinamen automatisch überschreiben möchten, wählen Sie Vorhandene Datei überschreiben aus.
10. Um den Bericht im Anschluss automatisch zu öffnen, wählen Sie Datei nach Erstellen öffnen aus.
11. Klicken Sie auf Exportieren.