Batch Compare Documents

Die PDF-Dateien müssen während des Prozesses nicht in Revu geöffnet sein. Ist ein Dokument in Revu geöffnet, werden alle aus der Bearbeitung resultierenden Änderungen am Dokument vorgenommen, das Dokument wird aber nicht gespeichert oder eingecheckt (falls zutreffend). Der Benutzer muss also das Dokument manuell speichern und einchecken. Wenn ein Dokument nicht in Revu geöffnet ist und nicht von einem anderen Benutzer ausgecheckt/gesperrt wurde, dann werden die Änderungen übernommen und automatisch im Dokument gespeichert (ohne es in Revu zu öffnen).

In den meisten Fällen kann die Funktion „Automatischer Abgleich“ in Revu erfolgreich alle aktuellen Blätter mit ihren Revisionen abgleichen. Aber für den Fall, dass die Funktion trotz konsistenter Namensgebung kein zufriedenstellendes Ergebnis liefert, kann der Benutzer auch eine eigene Syntax zum Abgleichsalgorithmus hinzufügen. Falls das nicht funktioniert oder diese Vorgehensweise keine Option ist, dann ist noch immer ein manueller Abgleich möglich.  Beispiele für den automatischen Abgleich in den Stapelfunktionen finden Sie unter Automatischer Abgleich.

1. Gehen Sie zu Stapel > Dokumentenvergleich. Das Dialogfenster Stapel: Dokumentenvergleich wird geöffnet.

   

2. Fügen Sie PDFs zu den Listen Aktuelle Seiten und Überarbeitete Seiten hinzu, indem Sie die entsprechende Option aus den jeweiligen Hinzufügen-Drop-down-Menüs auswählen:
• Dateien hinzufügen: Wählen Sie diese Option, um zu den gewünschten Dateien zu wechseln, die sich auf einem lokalen oder einem Netzlaufwerk befinden. Diese Option ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie auf Hinzufügen klicken.
• Geöffnete Dateien hinzufügen: Wählen Sie diese Option aus, um sämtliche PDFs hinzuzufügen, die momentan in Revu geöffnet sind.
• Ordner hinzufügen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie alle PDFs im ausgewählten Ordner, aber keine Dateien aus Unterordnern hinzufügen möchten.
• Ordner hinzufügen (einschließlich Unterordner): Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie alle PDFs im ausgewählten Ordner sowie den zugehörigen Unterordnern hinzufügen möchten.
3. Wählen Sie die Methode, nach der diese Dokumente abgeglichen werden sollen, aus dem Drop-down-Menü Seiten übereinstimmen nach aus:
   • Dateiname, Seitenindex: Die Dokumente werden automatisch nach Dateiname und anschließend nach Seitenindex abgeglichen.
   • Etikett: Dokumente werden automatisch anhand vordefinierter Etiketten abgeglichen.

   • Seitenbereich: Die Dokumente werden automatisch anhand des gefundenen Texts innerhalb der vom Benutzer definierten Bereiche im ersten PDF abgeglichen, das in der Liste Aktuelle Seiten aufgeführt ist. So definieren Sie den Seitenbereich:

     1. Klicken Sie auf Auswählen. Das Dialogfenster wird ausgeblendet, stattdessen erscheint ein Cursor mit Fadenkreuz.

     2. Definieren Sie mit Klicken und Ziehen einen Bereich im PDF. Grundsätzlich sollten sich die Daten in diesem Bereich in jedem PDF an derselben Stelle befinden. Ist der Bereich definiert, öffnet sich das Dialogfenster AutoMark.

        

     3. Um weitere Bereiche hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Das Dialogfenster AutoMark wird ausgeblendet, stattdessen erscheint erneut ein Cursor mit Fadenkreuz. Definieren Sie mit Klicken und Ziehen einen weiteren Bereich. Das Dialogfenster AutoMark öffnet sich erneut mit dem neu hinzugefügten Bereich im Feld Auswahl. Sie können beliebig viele Bereiche hinzufügen.
        • Überprüfen Sie das Beispieletikett, das in der Vorschau gezeigt wird. Klicken Sie bei Bedarf in das Feld Auswahl, um Text vor, nach oder zwischen den [Bereichen] einzufügen.
     4. Klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Bereiche definiert haben. Das Dialogfenster Automatisch festlegen schließt sich, stattdessen erscheint erneut das vorherige Dialogfenster.

        Hinweis: AutoMark eignet sich am besten für vektorbasierte Dokumente mit derselben Größe und Registrierung. AutoMark funktioniert gegebenenfalls nicht erwartungsgemäß, wenn die Seiten unterschiedlich groß sind, wenn einige Seiten nicht durchsucht werden können oder wenn die Scans nicht ordnungsgemäß registriert wurden.
        

   • Manuelle Korrelation: Der automatische Abgleich wird übersprungen. Aktivieren Sie diese Option, um Dokumente im nächsten Bildschirm manuell abzugleichen.

     Hinweis: Seiten müssen abgeglichen sein, damit sie im nächsten Prozessschritt berücksichtigt werden können. Ist eine der Optionen für den automatischen Abgleich ausgewählt und können auf einer oder mehreren Seiten keine Übereinstimmungen gefunden werden, werden die Seiten nicht berücksichtigt. Dies gilt nicht für die Manuelle Korrelation, bei der alle Seiten in den nächsten Schritt übertragen werden.

4. Bei jeder der Optionen unter Seiten übereinstimmen nach (außer der Funktion Manuelle Korrelation) können Sie einen erweiterten Filter festlegen, um mehr Kontrolle über den automatischen Abgleich zu haben. Klicken Sie hierzu auf Erweitert und geben Sie den gewünschten Übereinstimmungsfilter ein. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Übereinstimmungsoptionen.

5. An dieser Stelle empfiehlt es sich eventuell, diesen Stapel zur späteren Verwendung zu speichern. Klicken Sie hierzu auf Stapel speichern. Dateien werden im BCX-Format gespeichert und können später mithilfe von Stapelvergleich, Stapelüberlagerung und Stapel-Zwischenblattüberlagerung geöffnet werden.

6. Klicken Sie auf Abgleichen. Dadurch wird der Abgleichprozess ausgeführt, der oben unter Seitenabgleich nach festgelegt wurde. Danach wird der nächste Schritt des Assistenten Stapel: Dokumentenvergleich angezeigt.

   

7. Die Seiten werden in zugeordneten Paaren angeordnet. Seiten in der gleichen Zeile werden dabei als „Paar“ betrachtet und verglichen. Sie können eine Seite mit der Maus an eine andere Stelle ziehen, um sie in eine andere Zeile zu verschieben. Die Seite bildet dann ein Paar mit einer anderen Seite.
8. Zum Entfernen einer Seite aus einer der beiden Listen wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Entfernen.
9. Zum Ändern der Vergleichseinstellungen klicken Sie auf Erweitert. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Vergleichsoptionen.
10. Wenn Sie den Ordner ändern möchten, in dem die Vergleichsdokumente gespeichert werden, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Ausgabeordner und wählen Sie den gewünschten Ordner aus.
11. Zum Zurückkehren zum vorherigen Bildschirm klicken Sie auf Zurück.
12. Klicken Sie auf OK. Der nächste Schritt des Assistenten Stapel: Dokumentenvergleich wird angezeigt.

    • Wenn für die Option Seiten übereinstimmen nach im vorherigen Bildschirm die Einstellung Manuelle Korrelation ausgewählt wurde und eine oder mehrere Seiten kein Paar mit einer anderen Seite gebildet haben, dann werden diese Seiten automatisch verworfen.

    

13. Überprüfen Sie die bereitgestellten Informationen in der Übersicht. Diese enthält die verglichenen Seiten, die Anzahl der ermittelten Unterschiede und den Namens des Vergleichsdokuments, das für jedes Seitenpaar erstellt wurde.

14. So erstellen Sie aus den Daten in der Übersicht einen Bericht:
    1. Wählen Sie Detaillierten Bericht erstellen.
    2. Wählen Sie entweder PDF oder CSV aus dem Drop-down-Menü Format aus.
    3. Um den Ordner zu ändern, in dem der Bericht gespeichert wird, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Ausgabeordner und wählen Sie den gewünschten Ordner aus.
    4. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für den Bericht ein.
    5. Wählen Sie Vorhandene Dateien überschreiben aus, um ggf. vorhandene Dateien mit demselben Namen im ausgewählten Ordner zu überschreiben.
    6. Um die Datei zu öffnen, nachdem sie erstellt wurde, wählen Sie Datei nach Erstellen öffnen.

    7. Klicken Sie auf Einstellungen, um zusätzliche Berichtsoptionen festzulegen. Die verfügbaren Optionen variieren je nach Art des erstellten Berichts:

       PDF

       • Hyperlinks erstellen: Bei Aktivierung werden die Hyperlinks zu den aktuellen, überarbeiteten und nicht abgeglichenen Seiten in den Bericht eingeschlossen.  Außerdem wird das mit Markups versehene PDF eingeschlossen, das die Unterschiede zwischen ihnen hervorhebt.

       • Stempeldatum und Stempelzeit: Bei Aktivierung dieser Option werden diese Informationen in die Fußzeile des Berichts eingefügt.
       • Seitengröße und Ausrichtung: Legt die Seitengröße und die Ausrichtung des Berichts fest.

       CSV

       • Hyperlinks erstellen: Bei Aktivierung werden die Hyperlinks zu den aktuellen, überarbeiteten und nicht abgeglichenen Seiten in den Bericht eingeschlossen.
       • Spaltenüberschriften einschließen: Bei Aktivierung enthält die Datei die automatisch erzeugten Spaltenüberschriften im Vergleichsbericht.

15. Klicken Sie auf OK.

In den erweiterten Übereinstimmungsoptionen können Sie einen eigenen Übereinstimmungsfilter anlegen, der beim automatischen Abgleich Seiten präzise vergleichen kann.

Platzhalter-Syntax:

*	Kein Zeichen oder mehrere Zeichen, die keine Zahl bilden
#	Folge von Ziffern
;	Trennzeichen zum Angeben mehrerer Filter
?	Folge von Buchstaben
\	Fluchtzeichen, mit dem die obigen Zeichen als Literale behandelt werden (also als die eigentlichen Zeichen)

Alle anderen Zeichen sind Literale.

Hinweis: Der Zeichenfolge wird stets ein impliziertes Sternchen (*) als Platzhalter vorangestellt. Die Angabe A#;C# wird beispielsweise als *A#;*C# interpretiert.

Hinweis: Ein Leerzeichen wird als Literalzeichen betrachtet. Geben Sie kein Leerzeichen nach dem Semikolon ein, da der Filter dieses Leerzeichen sonst als Teil des Suchbegriffs interpretiert.

Nutzen Sie die erweiterten Vergleichsoptionen, um den Vorgang des Dokumentenvergleichs detaillierter einzustellen. Es wird empfohlen, dass Sie die standardmäßigen Einstellungen für Vergleich und Rendern beibehalten und diese nur ändern, wenn der Vergleich von Dokumenten keine Unterschiede zu ergeben scheint.

Drei Typen von Standardvergleichen werden angeboten: Gedruckte Dokumente (gleicher Drucker), Gedruckte Dokumente (unterschiedliche Drucker) und Gescannte Dokumente. Jeder dieser Typen verfügt über vorkonfigurierte Einstellungen für den Vergleich. Sie können die Einstellungen der standardmäßigen Typen ändern oder einen benutzerdefinierten Typ erstellen, indem Sie <Neu benutzerdefiniert> auswählen.
Zu den erweiterten Vergleichsoptionen gehören:

Vergleichsoptionen

• Bei Ausführen der Vergleichsfunktion wird das Dokument in Rasterbereiche eingeteilt, um diese zu vergleichen. Über die Rastergröße definieren Sie die Größe der einzelnen Rastersegmente, die für den Vergleich herangezogen werden. Diese Bereiche werden dann auf unterschiedliche Pixel abgesucht, um sie als abweichenden Bereich kennzeichnen zu können.
• Mit Pixeldichte wird der Grenzwert für Änderungen in einem bestimmten Bereich (durch die Rastergröße definiert) festgelegt, der bei der Suche nach Unterschieden angewendet wird.
• Über die Farbempfindlichkeit wird der Grenzwert festgelegt, ab dem Pixelunterschiede ermittelt werden. Eine geringere Empfindlichkeit bedeutet, dass weniger Unterschiede erkannt werden als bei einer höheren Empfindlichkeit.
  • Diese Einstellung wirkt gemeinsam mit dem erlaubten Pixelabstand. Erhöhen Sie diesen Wert, um benachbarte Bereiche auf ähnliche Pixel zu prüfen.
• Legen Sie einen Wert für die Ränder fest, damit Bereiche außerhalb der Grenzen der zu vergleichenden PDFs ignoriert werden.
• Geben Sie Werte für den Versatz ein, wenn Sie wissen, dass ein Dokument gegenüber dem Vergleichsdokument verschoben ist. Sie können aber auch das Kontrollkästchen Automatische Ausrichtung aktivieren, wenn Revu die zu vergleichenden Zeichnungen oder Dokumente automatisch ausrichten soll. Die automatische Ausrichtung wird empfohlen, wenn gescannte Zeichnungen verglichen werden sollen.

Renderoptionen

• Über DPI wird die Auflösung festgelegt, die zum Rastern der PDFs verwendet wird. Der Standardwert ist 72. Erhöhen Sie diesen Wert (144), wenn für den Vergleich eine feinere Auflösung erforderlich ist.
• Standardmäßig ignoriert das Vergleichswerkzeug die vorhandenen Markups in den Dokumenten, da diese bereits problemlos über die Markupliste ausgemacht werden können. Wählen Sie Markups einschließen aus, um dieses Verhalten zu unterbinden und Markups beim Vergleichen zu analysieren.
• Während geglättete Markups Teil der Inhaltsebene der PDF-Datei werden, ignoriert das Vergleichswerkzeug die Markups, die standardmäßig als „wiederherstellbar“ geglättet wurden. Wählen Sie Geglättete Markups einschließen aus, um dieses Verhalten außer Kraft zu setzen.

Markupoptionen

• Legen Sie das Erscheinungsbild der Markups fest, die verwendet werden sollen, um Anmerkungen einzufügen, wenn beim Vergleich Unterschiede festgestellt werden. Verwenden Sie hierfür die Funktionen Farbe, Füllfarbe, Deckkraft und Breite. Wenn Sie mit Wolkenmarkups arbeiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wolke.
• Sollen die Annotationen nach dem Positionieren gesperrt werden, aktivieren Sie die Option Gesperrt.
• Geben Sie bei Bedarf im Feld Betreff einen Namen für die Anmerkungen zu den Unterschieden ein (beispielsweise „Unterschiede 5-7-14“). So lassen sich die Annotationen leichter den Markuplisten zuordnen, indem man nach dem Betreff sucht. Im Laufe der Zeit kann man eine ganze Reihe von Vergleichen durchführen, um sich eine Änderungshistorie anzulegen.
• Wählen Sie in der Drop-down-Liste Anwenden auf aus, zu welchem Dokument die Anmerkungen zu den Unterschieden hinzugefügt werden sollen. Ist eine der Optionen für eine „Neue Kopie“ angewählt, wird aufgrund des angegebenen Dokuments ein neues Dokument für die Annotationen angelegt. Andernfalls werden die Annotationen zu den Unterschieden zu dem bzw. den ausgewählten Dokumenten hinzugefügt.

Wenn Sie in einem Standardvergleichtyp einen Wert ändern, wird der Name mit einem Sternchen (*) markiert.

Um die Änderungen im aktuellen Typ dauerhaft zu ändern, klicken Sie auf Speichern. Das Dialogfenster Einstellungen für Dokumentenvergleich speichern öffnet sich. Vergeben Sie einen Namen für diese Konfiguration. Wenn Sie die Einstellungen eines Standardtyps ändern, wird der Name automatisch ausgefüllt. Sie können ihn unter dem Standardnamen speichern oder den Namen ändern und einen neuen Typ erstellen.

Um die enthaltenen Typen auf die Standardeinstellungen zurückzusetzen, klicken Sie auf Standard wiederherstellen.