Batch Sign & Seal

Mithilfe der Funktion „Stapel: Signatur und Siegel“ können mehrere Dateien eines Stapels mit einer digitalen Signatur oder einer Dokumentenzertifizierung versehen werden. Darüber hinaus können ein professionelles Siegel und/oder das aktuelle Datum auf diese Dateien aufgebracht werden.

GeschlossenSignieren, Zertifizieren, Datieren und/oder Stempeln mehrerer PDFs

Beim Ausführen von „Stapel: Signatur und Siegel“ können Sie die Dokumente im Stapel datieren, mit einem Siegel versehen und entweder digital signieren oder zertifizieren, jedoch nicht beides gleichzeitig. Wenn Sie Dokumente im Stapel zertifizieren und signieren möchten, führen Sie die Funktion „Stapel: Signatur und Siegel“ zweimal aus.

Hinweis: Dokumente, die digital signiert wurden, können nicht zertifiziert werden. Wenn die Dokumente im Stapel zertifiziert und signiert werden sollen, müssen Sie sie zuerst zertifizieren.

  1. Gehen Sie zu Stapel > Signatur und Siegel . Das Dialogfenster Stapel: Signatur und Siegel wird geöffnet.

  2. Wenn Sie einen zuvor gespeicherten Stapel aus mehreren PDFs verwenden möchten, klicken Sie auf Laden und wählen Sie die gewünschte Datei aus.

  3. Das aktive PDF (sofern vorhanden) wird automatisch zum Prozess hinzugefügt. Um weitere PDFs hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen und verwenden Sie eine oder mehrere der folgenden Methoden:

    • Dateien hinzufügen: Fügt einzelne Dateien aus einem Netzwerk oder von einem lokalen Laufwerk hinzu. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich das Dialogfenster Öffnen. Navigieren Sie zum entsprechenden Speicherort und wählen Sie die gewünschten Dateien aus.
    • Geöffnete Dateien hinzufügen: Fügt alle Dateien hinzu, die derzeit in Revu geöffnet sind.
    • Ordner hinzufügen: Fügt alle Dateien eines ausgewählten Ordners in einem Netzwerk oder auf einem lokalen Laufwerk hinzu, wobei Dateien in Unterordnern nicht hinzugefügt werden. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich das Dialogfenster Ordner auswählen. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner und wählen Sie diesen aus.
    • Ordner hinzufügen (einschließlich Unterordner): Fügt alle Dateien eines ausgewählten Ordners in einem Netzwerk oder auf einem lokalen Laufwerk sowie sämtliche Dateien in allen Unterordnern hinzu. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich das Dialogfenster Ordner auswählen. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner und wählen Sie diesen aus.
  4. Standardmäßig sind alle Dokumente in der Dateiliste davon betroffen. Um ein Dokument aus der Dateiliste zu entfernen, wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf Entfernen.

  5. Um festzulegen, welche Seiten eines PDF-Dokuments bearbeitet werden sollen, wählen Sie das Dokument aus, klicken Sie anschließend auf das Menü Seiten und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Alle Seiten: Legt den Bereich für alle Seiten fest.
    • Aktuell: Legt den Bereich nur für die aktuelle Seite fest.
    • Benutzerdefiniert: Legt den Bereich für einen benutzerdefinierten Wert fest. Wenn Sie diese Option wählen, wird die Liste durch ein Textfeld ersetzt. So geben Sie einen benutzerdefinierten Bereich ein:
      • Geben Sie die erste und die letzte Seitenzahl ein, getrennt von einem Bindestrich. Damit definieren Sie diese beiden Seiten und alle dazwischenliegenden Seiten als Bereich.
      • Trennen Sie Seitenzahlen, die nicht aufeinanderfolgen, durch Kommata voneinander ab.

      Mit der Eingabe 1–3, 5, 9 definieren Sie beispielsweise die Seiten 1, 2, 3, 5 und 9 für den Bereich.

  6. Um diesen Stapel für die spätere Verwendung zu speichern, klicken Sie auf Speichern und speichern Sie ihn auf einem lokalen Laufwerk oder in einem Netzlaufwerk.

  7. Klicken Sie auf Weiter. Die nächste Seite des Assistenten für die Funktion Stapel: Signatur und Siegel wird geöffnet.

  8. Wenn Sie eine Zertifizierung, digitale Signatur, ein Datum und/oder Siegel in ein Dokument einfügen möchten, führen Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte aus (Hinweis: Sie können mit diesem Werkzeug ein Dokument nicht gleichzeitig zertifizieren und signieren. Wenn Sie beides tun möchten, zertifizieren Sie die PDF-Dateien zuerst und signieren Sie sie anschließend.

    Zertifizieren von Dokumenten

    GeschlossenStapelzertifizierung von Dokumenten

    Die Authentizität von Dokumenten kann zertifiziert werden, wobei die Zertifizierung normalerweise von demjenigen, der es erzeugt hat, oder vom ersten Unterzeichner vorgenommen wird. Darüber hinaus verhindert das Zertifizieren, dass Unterzeichner noch Änderungen am Seiteninhalt vornehmen, wobei der Zertifizierer die Möglichkeit hat, Änderungen in eingeschränktem Maße, einschließlich dem Hinzufügen von Markups, dem Ausfüllen von Formularfeldern oder dem Anwenden von digitalen Signaturen, zuzulassen. Grundsätzlich sollten Dokumente nur dann zertifiziert werden, wenn sie vollständig sind und nachdem sämtliche Felder für digitale Signaturen hinzugefügt wurden.

    Dokumente, die bereits digital signiert wurden, können nicht zertifiziert werden.

    1. Wählen Sie Digitale Signaturen aus.
    2. Wählen Sie aus dem Menü Typ die Option Dokumentenzertifizierung aus.
    3. Wählen Sie aus dem Menü Digitale ID die gewünschte ID aus.
      • Ist die gewünschte digitale ID nicht aufgeführt, klicken Sie auf Neu, um eine neue hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen digitaler IDs finden Sie unter Erstellen einer neuen digitalen ID.
    4. Geben Sie das Passwort der digitalen ID in das Passwort-Feld ein und klicken Sie dann auf Anmelden, um auf die digitale ID zuzugreifen.
      • Wenn Sie die digitale ID vor der Verwendung ansehen möchten, klicken Sie auf Anzeigen.
    5. Wählen Sie aus dem Menü Zulässige Änderungen die Änderungen aus, die an den Dokumenten vorgenommen werden dürfen, nachdem sie zertifiziert wurden.
    6. (optional) Wählen Sie aus dem Menü Grund aus, weshalb die Dokumente signiert werden sollen.
    7. (optional) Geben Sie im Feld Standort Ihren Standort ein.
    8. (optional) Geben Sie im Feld Kontaktdaten Ihre Kontaktdaten ein.

    Signieren von Dokumenten

    GeschlossenDigitales Signieren von Dokumenten im Signaturfeld

    Digitale Signaturen können in ausgewählte digitale Signaturfelder eingefügt werden. So können Sie jedes Dokument in dafür vorgesehenen Feldern signieren, Dokumente an mehreren Stellen signieren und Dokumente im Stapel umgehen, die keine Signatur benötigen.

    Hinweis: Dokumente, die digital signiert wurden, können nicht zertifiziert werden. Wenn die Dokumente im Stapel zertifiziert und signiert werden sollen, müssen Sie sie zuerst zertifizieren.

    1. Wählen Sie Digitale Signaturen aus.
    2. Wählen Sie im Menü Typ die Option Digitale Signatur aus.
    3. Wählen Sie aus dem Menü Digitale ID die gewünschte ID aus.
      • Ist die gewünschte digitale ID nicht aufgeführt, klicken Sie auf Neu, um eine neue hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen digitaler IDs finden Sie unter Erstellen einer neuen digitalen ID.
    4. Geben Sie das Passwort der digitalen ID in das Passwort-Feld ein und klicken Sie dann auf Anmelden, um auf die digitale ID zuzugreifen.
      • Wenn Sie die digitale ID vor der Verwendung ansehen möchten, klicken Sie auf Anzeigen.
    5. (optional) Wählen Sie aus dem Menü Grund aus, weshalb die Dokumente signiert werden sollen.
    6. (optional) Geben Sie im Feld Standort Ihren Standort ein.
    7. (optional) Geben Sie im Feld Kontaktdaten Ihre Kontaktdaten ein.
    8. Wählen Sie im Menü Darstellung eine Darstellungsvorlage für die digitale Signatur aus.
      • Wenn Sie die ausgewählte Darstellungsvorlage ändern möchten, klicken Sie auf Bearbeiten. Weitere Informationen zu Vorlagen für die Darstellung digitaler Signaturen finden Sie unter Steuern der Darstellung einer Signatur.
    9. Wählen Sie im Menü Position die Option Signaturfeld aus. Die verfügbaren Felder für digitale Signaturen können im unteren Bereich ausgewählt werden.
    10. Wählen Sie die gewünschten Signaturfelder aus.

      Hinweis: Digitale Signaturen werden zu allen passenden Signaturfeldern hinzugefügt. So können Sie Dokumente mehrfach oder mehrere Dokumente in unterschiedlichen Signaturfeldern unterzeichnen. Andersherum gilt: Dokumente im Stapel, die keines der ausgewählten Felder haben, werden nicht unterzeichnet.

    GeschlossenManuelles Hinzufügen von Signaturen zu Dokumenten im Stapel

    Digitale Signaturen können manuell in Dokumente im Stapel eingefügt werden. So können Sie Dokumente signieren, die keine digitalen Signaturfelder enthalten, oder an anderen Stellen als den voreingestellten Feldern für digitale Signaturen eine Signatur vornehmen. Bei dieser Methode werden alle Dokumente im Stapel an derselben Stelle signiert.

    Hinweis: Dokumente, die digital signiert wurden, können nicht zertifiziert werden. Wenn die Dokumente im Stapel zertifiziert und signiert werden sollen, müssen Sie sie zuerst zertifizieren.

    1. Wählen Sie Digitale Signaturen aus.
    2. Wählen Sie im Menü Typ die Option Digitale Signatur aus.
    3. Wählen Sie aus dem Menü Digitale ID die gewünschte ID aus.
      • Ist die gewünschte digitale ID nicht aufgeführt, klicken Sie auf Neu, um eine neue hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen digitaler IDs finden Sie unter Erstellen einer neuen digitalen ID.
    4. Geben Sie das Passwort der digitalen ID in das Passwort-Feld ein und klicken Sie dann auf Anmelden, um auf die digitale ID zuzugreifen.
      • Wenn Sie die digitale ID vor der Verwendung ansehen möchten, klicken Sie auf Anzeigen.
    5. (optional) Wählen Sie aus dem Menü Grund aus, weshalb die Dokumente signiert werden sollen.
    6. (optional) Geben Sie im Feld Standort Ihren Standort ein.
    7. (optional) Geben Sie im Feld Kontaktdaten Ihre Kontaktdaten ein.
    8. Wählen Sie im Menü Darstellung eine Darstellungsvorlage für die digitale Signatur aus.
      • Wenn Sie die ausgewählte Darstellungsvorlage ändern möchten, klicken Sie auf Bearbeiten. Weitere Informationen zu Vorlagen für die Darstellung digitaler Signaturen finden Sie unter Steuern der Darstellung einer Signatur.
    9. Bei PDFs im Stapel mit offenen Feldern für digitale Signaturen steht das Menü Position zur Verfügung. Wählen Sie dort Manuelle Positionierung aus. Wenn keines der Dokumente im Stapel Felder für digitale Signaturen enthält, wird diese Option automatisch ausgewählt.
    10. Die Signatur wird automatisch in der oberen linken Ecke der Baupläne eingefügt (siehe Vorschaufenster links). Klicken Sie im Vorschaufenster auf die Signatur und ziehen Sie sie an die gewünschte Stelle auf dem Bauplan. Die Signatur wird auf allen Seiten an der gleichen Stelle eingefügt. Blättern Sie mit den Steuerelementen unter dem Vorschaufenster durch die Dokumente im Stapel, um die Position auf jeder Seite zu überprüfen.

    Datierung von Dokumenten

    GeschlossenDatierung von Dokumenten in Formularfeldern, die als Datum formatiert sind

    Das aktuelle Datum kann automatisch in Formularfelder eingefügt werden, die als Datumsfelder formatiert wurden.

    1. Wählen Sie Datum aus.
    2. Wählen Sie im Menü Position die Option Datumsfeld aus. Die verfügbaren Datumsfelder werden im unteren Bereich auswählbar.
    3. Wählen Sie die gewünschten Datumsfelder aus.

      Hinweis: Daten können zu allen passenden Datenfeldern hinzugefügt werden. So können Sie Dokumente mehrfach datieren oder für mehrere Dokumente Daten zu unterschiedlichen Feldern hinzufügen. Andersherum gilt: Dokumente im Stapel, die keines der ausgewählten Felder haben, werden nicht datiert.

    4. Wählen Sie aus dem Menü Format ein Datumsformat aus.
    5. Wählen Sie Schrift, Schriftgröße und Farbe aus, um die Darstellung des Datums anzupassen.
    GeschlossenManuelles Hinzufügen von Daten zu Dokumenten im Stapel

    Sie haben die Möglichkeit, Daten manuell in Dokumente im Stapel einzufügen. So können Sie Dokumente ohne Datumsfelder oder Datum an anderen Stellen als den voreingestellten Datumsfeldern datieren. Bei Verwendung dieser Methode werden alle Dokumente im Stapel an der gleichen Stelle datiert.

    1. Wählen Sie Datum aus.
    2. Bei PDF-Dateien im Stapel mit offenen Datumsfeldern steht das Menü Position zur Verfügung. Wählen Sie dort Manuelle Positionierung aus. Wenn in keinem der Dokumente im Stapel Datumsfelder vorhanden sind, wird diese Option automatisch ausgewählt.
    3. Das Datum wird automatisch in der oberen linken Ecke des Bauplans eingefügt (siehe Vorschaufenster links). Klicken Sie im Vorschaufenster auf das Datum und ziehen Sie es an die gewünschte Stelle auf dem Bauplan. Das Datum wird auf allen Seiten an der gleichen Stelle eingefügt. Blättern Sie mit den Steuerelementen unter dem Vorschaufenster durch die Dokumente im Stapel, um die Positionierung auf jeder Seite zu überprüfen.
    4. Das Datum wird als Markup gesetzt. Wenn Sie dieses glätten möchten, wählen Sie Glätten aus.
      • Damit die Glättung dieses Markups in Zukunft aufgehoben werden kann, wählen Sie Markupwiederherstellung zulassen (Glättung aufheben) aus.
    5. Wählen Sie aus dem Menü Format ein Datumsformat aus.
    6. Wählen Sie Schrift, Schriftgröße und Farbe aus, um die Darstellung des Datums anzupassen.

    Siegel anbringen

    GeschlossenHinzufügen eines Siegels zu Dokumenten im Stapel

    Siegel in Form von Stempeln können auf allen Dokumenten des Stapels angebracht werden.

    1. Wählen Sie Siegel aus.
    2. Wählen Sie den gewünschten Stempel aus dem Menü Auswählen aus.
      • Wird der gewünschte Stempel nicht angezeigt, klicken Sie auf Importieren und gehen Sie zu dessen Speicherort, um ihn zu importieren.
    3. Zum Glätten des Stempels wählen Sie Glätten aus.
      • Damit die Glättung dieses Markups in Zukunft aufgehoben werden kann, wählen Sie Markupwiederherstellung zulassen (Glättung aufheben) aus.
  9. Klicken Sie auf Fertig.

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